ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ › ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਬਨਾਮ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ

ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਜਾਂ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ: ਕੌਣ ਕਿਹੜਾ ਭੇਜਦਾ ਹੈ

ਇੱਕੋ ਸੌਦੇ ਦੇ ਕਈ ਕਾਗ਼ਜ਼ ਬਣਦੇ ਹਨ। ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਵਿਕਰੇਤਾ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਨਾਲ ਪੱਕਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਮਾਲ ਚਲਾਨ ਨਾਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਆਖ਼ਰ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦਾ ਹੈ। ਕਿਹੜਾ ਕੀ ਹੈ, ਇਹ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ ਅਤੇ ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰਕ

	ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ	ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ	ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ
ਕੌਣ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ	ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ	ਵਿਕਰੇਤਾ	ਵਿਕਰੇਤਾ
ਇਹ ਕੀ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ	"ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਇਹ ਸਪਲਾਈ ਕਰੋ"	"ਅਸੀਂ ਮੰਨਦੇ ਹਾਂ ਅਤੇ ਇਹ ਸਪਲਾਈ ਕਰਾਂਗੇ"	"ਅਸੀਂ ਇਹ ਸਪਲਾਈ ਕੀਤਾ; ਇੰਨੇ ਪੈਸੇ ਬਣਦੇ ਹਨ"
ਕੀ ਇਸ ਕਰਕੇ GST ਬਣਦਾ ਹੈ?	ਨਹੀਂ	ਨਹੀਂ	ਹਾਂ, ਜੇ ਵਿਕਰੇਤਾ ਰਜਿਸਟਰਡ ਹੈ
ਕੀ GSTR-1 ਵਿੱਚ ਜਾਂਦਾ ਹੈ?	ਨਹੀਂ	ਨਹੀਂ	ਹਾਂ
ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਐਂਟਰੀ	ਕੋਈ ਨਹੀਂ	ਕੋਈ ਨਹੀਂ	ਵਿਕਰੀ ਅਤੇ ਲੈਣੀ ਰਕਮ
ਨੰਬਰ ਸੀਰੀਜ਼	ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਦੀ (PO/…)	ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੀ (SO/…)	ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੀ ਇਨਵੌਇਸ ਸੀਰੀਜ਼

ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ ਅਤੇ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਹਨ, GST ਦੇ ਡਾਕੂਮੈਂਟ ਨਹੀਂ। GST ਸਪਲਾਈ ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਨਾਲ ਜੁੜਿਆ ਹੈ। ਫਿਰ ਵੀ ਦੋਵੇਂ ਮਿਲ ਕੇ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਆਰਡਰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ ਮੰਨਿਆ ਗਿਆ, ਜੋ ਭਾਅ, ਮਾਤਰਾ ਜਾਂ ਤਾਰੀਖ਼ ਦੇ ਝਗੜੇ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਕੰਮ ਆਉਂਦਾ ਹੈ।

ਆਰਡਰ ਤੋਂ ਬਿੱਲ ਤੱਕ

1. ਇਨਕੁਆਇਰੀ ਅਤੇ ਕੋਟੇਸ਼ਨ। ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ; ਤੁਸੀਂ ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਮੇਕਰ ਤੋਂ ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਭੇਜਦੇ ਹੋ।
2. ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ। ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਆਪਣਾ PO ਭੇਜਦਾ ਹੈ। (ਜੇ ਖ਼ਰੀਦ ਤੁਸੀਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਰਚੇਜ਼ ਆਰਡਰ ਮੇਕਰ ਤੁਹਾਡਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।)
3. ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ। ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਦਾ PO ਨੰਬਰ ਲਿਖ ਕੇ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਨਾਲ ਪੱਕਾ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਸਟੇਟਸ: ਖੁੱਲ੍ਹਾ।
4. ਡਿਸਪੈਚ। ਮਾਲ ਟੈਕਸ ਇਨਵੌਇਸ ਨਾਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਡਿਲੀਵਰੀ ਚਲਾਨ ਨਾਲ ਜਿੱਥੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਬਣਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਖੇਪ ਦੀ ਵੈਲਿਊ ਹੱਦ ਤੋਂ ਉੱਪਰ ਹੋਵੇ (ਬਹੁਤੀਆਂ ਹਾਲਤਾਂ ਵਿੱਚ ₹50,000; ਕੁਝ ਰਾਜ ਰਾਜ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮਾਲ ਲਈ ਆਪਣੀ ਹੱਦ ਰੱਖਦੇ ਹਨ) ਤਾਂ e-way bill ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
5. ਇਨਵੌਇਸ। ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ’ਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ਬਣਾਓ ਦਬਾਓ। ਸਟੇਟਸ: ਇਨਵੌਇਸ ਬਣ ਗਿਆ।

ਜੇ ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਨੇ PO ਭੇਜਿਆ ਹੈ ਤਾਂ ਕੀ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ?

ਕਾਨੂੰਨ ਮੁਤਾਬਕ ਨਹੀਂ, ਪਰ ਇਹਨਾਂ ਹਾਲਤਾਂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਚੰਗਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ:

• ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਦੇ PO ਵਿੱਚੋਂ ਕੁਝ ਬਦਲਦੇ ਹੋ: ਭਾਅ, ਮਾਤਰਾ, ਤਾਰੀਖ਼, ਕੋਈ ਬਦਲਵੀਂ ਆਈਟਮ;
• ਆਰਡਰ ਵੱਡਾ ਹੈ ਜਾਂ ਆਰਡਰ ’ਤੇ ਬਣਨਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਮਾਲ ਖ਼ਰੀਦਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਸ ਦੀ ਲਿਖਤੀ ਸਹਿਮਤੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ;
• ਆਰਡਰ ਕਈ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਹਿੱਸਿਆਂ ਵਿੱਚ ਡਿਲੀਵਰ ਹੋਣਾ ਹੈ;
• ਆਰਡਰ ਫ਼ੋਨ ਜਾਂ WhatsApp ’ਤੇ ਆਇਆ ਅਤੇ ਕੋਈ PO ਹੀ ਨਹੀਂ।

ਹੱਲ ਕੀਤੀ ਮਿਸਾਲ

ਚੰਡੀਗੜ੍ਹ ਦਾ ਇੱਕ ਸਕੂਲ ₹3,800 ਦੇ ਭਾਅ ’ਤੇ 60 ਡੈਸਕਾਂ ਲਈ PO SCH/26/118 ਭੇਜਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਮੰਗੀ ਤਾਰੀਖ਼ ਤੱਕ ਸਿਰਫ਼ 40 ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਦੋ ਹਫ਼ਤੇ ਬਾਅਦ। ਤੁਹਾਡੇ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ SO/26-27/021 ਵਿੱਚ 60 ਡੈਸਕ ਹਨ, ਵੈਲਿਊ ₹2,28,000, CGST 9% ₹20,520 + SGST 9% ₹20,520, ਕੁੱਲ ₹2,69,040, ਅਤੇ ਨੋਟਸ ਵਿੱਚ: "40 ਡੈਸਕ 20 Nov 2026 ਤੱਕ, 20 ਡੈਸਕ 4 Dec 2026 ਤੱਕ, ਜਿਵੇਂ ਗੱਲ ਹੋਈ।" ਸਕੂਲ WhatsApp ’ਤੇ "OK" ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਹੁਣ ਦੋਵਾਂ ਧਿਰਾਂ ਕੋਲ ਇੱਕੋ ਪਲਾਨ ਹੈ। ਬਾਕੀ ਗੱਲ ਕੁਝ-ਕੁਝ ਡਿਲੀਵਰੀ ਵਿੱਚ ਹੈ।

ਨੰਬਰ ਜੋੜ ਕੇ ਰੱਖੋ

ਹਰ ਅਗਲਾ ਕਾਗ਼ਜ਼ ਆਪਣੇ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਵਾਲੇ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਦੇਵੇ। ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ’ਤੇ ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਦਾ PO ਨੰਬਰ; ਚਲਾਨ ਅਤੇ ਇਨਵੌਇਸ ’ਤੇ ਸੇਲਜ਼ ਆਰਡਰ ਅਤੇ PO। ਜਦੋਂ ਖ਼ਰੀਦਦਾਰ ਦੀ ਅਕਾਊਂਟਸ ਟੀਮ ਤੁਹਾਡਾ ਬਿੱਲ ਚੈੱਕ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਪਹਿਲਾਂ ਉਸਨੂੰ ਆਪਣੇ PO ਨਾਲ ਮਿਲਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਜੇ PO ਨੰਬਰ ਨਹੀਂ ਜਾਂ ਗ਼ਲਤ ਹੈ, ਤਾਂ ਪੇਮੈਂਟ ਅਕਸਰ ਉਦੋਂ ਤੱਕ ਰੁਕੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੋਈ ਇਸਨੂੰ ਠੀਕ ਨਾ ਕਰੇ।