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सेल्स ऑर्डर फ़ॉर्मेट: इस पर क्या लिखें
सेल्स ऑर्डर विक्रेता की तरफ़ से ऑर्डर की लिखित पुष्टि है: "आपने यह माँगा, हम इस दाम पर इस तारीख तक भेजेंगे।" यह एक फ़ोन कॉल या WhatsApp मैसेज को ऐसी चीज़ बना देता है जिसे दोनों बाद में जाँच सकें।
सेल्स ऑर्डर के हिस्से
- हेडिंग "Sales Order"। "Invoice" नहीं, ताकि कोई इसे बिल न समझे या बिक्री में न चढ़ाए।
- आपकी डिटेल: बिज़नेस का नाम, पता, राज्य, GSTIN (अगर रजिस्टर्ड हैं), फ़ोन और ईमेल।
- सेल्स ऑर्डर नंबर और तारीख। अपनी एक सीरीज़, जैसे SO/26-27/001, इनवॉइस नंबरों से अलग।
- ग्राहक का PO नंबर, अगर उसने परचेज़ ऑर्डर भेजा है। बड़े खरीदार ऐसे इनवॉइस का पेमेंट नहीं करते जिस पर यह न लिखा हो, इसलिए इसे ऑर्डर से बिल तक साथ ले जाएँ।
- डिलीवरी की तारीख: जिस तारीख का आप वादा करते हैं। असली तारीख लिखें, "जल्द" नहीं।
- ग्राहक की डिटेल: नाम, बिलिंग पता, राज्य और GSTIN। डिलीवरी का पता अलग हो तो नोट में लिखें।
- आइटम: विवरण, HSN या SAC कोड, मात्रा और यूनिट, रेट, डिस्काउंट और वैल्यू। वही नाम और साइज़ लिखें जो ग्राहक ने अपने ऑर्डर में लिखे।
- GST: हर लाइन पर रेट और टोटल में CGST + SGST या IGST, ताकि ग्राहक को दिखे कि उसका कुल बिल कितना बनेगा।
- टोटल और रकम शब्दों में।
- शर्तें: पेमेंट (एडवांस, क्रेडिट के दिन), भाड़ा और पैकिंग, बीमा कौन देगा, हिस्सों में डिलीवरी होगी या नहीं, और कैंसल करना।
- सिग्नेचर आपके या जिसे आपने अधिकार दिया हो उसके।
एक सैंपल: रिटेलर का ऑर्डर
लुधियाना के एक गारमेंट बनाने वाले को जयपुर की एक दुकान से ऑर्डर मिलता है, PO नंबर RJ/PO/2211।
| आइटम | HSN | मात्रा | रेट | वैल्यू | GST |
|---|---|---|---|---|---|
| जेंट्स कॉटन शर्ट, फुल स्लीव, M/L/XL | 6205 | 300 Pcs | ₹420 | ₹1,26,000 | 5% |
| ऊनी स्वेटर, गोल गला | 6110 | 120 Pcs | ₹950 | ₹1,14,000 | 5% |
वैल्यू ₹2,40,000। ग्राहक दूसरे राज्य में है, इसलिए IGST 5% = ₹12,000। टोटल ₹2,52,000। डिलीवरी 25 Nov 2026 तक। शर्तें: "भाड़ा खरीदार देगा। इनवॉइस के 30 दिन में पेमेंट। हिस्सों में डिलीवरी हो सकती है। कटिंग शुरू होने से पहले ही कैंसल हो सकता है।"
कपड़ों पर GST रेट हर पीस के बिक्री दाम पर निर्भर करता है, और रेट बदल सकते हैं। ऊपर के आँकड़े सिर्फ़ उदाहरण हैं: अपने माल का रेट जाँच लें।
छोटी बातें जो मायने रखती हैं
- जिस दिन ऑर्डर लें, उसी दिन सेल्स ऑर्डर भेजें। साइज़ या रंग की गलती अभी सुधारना सस्ता है, प्रोडक्शन के बाद महँगा।
- अगर ग्राहक ऑर्डर बदले, तो उसे बदलें, सेव करें और फिर से शेयर करें, और नोट में लिखें क्या बदला।
- अगर तारीख पर माल नहीं दे पाएँगे, तो ग्राहक को बताएँ और तारीख निकलने से पहले "डिलीवरी की तारीख" बदल दें।
सेल्स ऑर्डर खरीदार के परचेज़ ऑर्डर और आपके इनवॉइस से कैसे जुड़ता है, यह जानने के लिए सेल्स ऑर्डर या परचेज़ ऑर्डर पढ़ें।