সেলস অর্ডার › সেলস অর্ডার ফরম্যাট
সেলস অর্ডার ফরম্যাট: এতে কী লিখবেন
সেলস অর্ডার হল অর্ডারের ব্যাপারে বিক্রেতার লিখিত কনফার্মেশন: "আপনি এটা চেয়েছেন, আমরা এই দামে এই তারিখের মধ্যে দেব।" এতে একটা ফোন কল বা WhatsApp মেসেজ এমন কিছুতে বদলায় যা দুই পক্ষ পরে মিলিয়ে দেখতে পারে।
সেলস অর্ডারের অংশগুলো
- হেডিং "Sales Order"। "Invoice" নয়, যাতে কেউ এটাকে বিল না ভাবে বা বিক্রি হিসেবে খাতায় না তোলে।
- আপনার ডিটেলস: ব্যবসার নাম, ঠিকানা, রাজ্য, GSTIN (রেজিস্টার্ড হলে), ফোন আর ইমেল।
- সেলস অর্ডার নম্বর আর তারিখ। নিজের একটা সিরিজ, যেমন SO/26-27/001, ইনভয়েস নম্বর থেকে আলাদা।
- কাস্টমারের PO নম্বর, যদি তাঁরা পারচেজ অর্ডার পাঠিয়ে থাকেন। বড় ক্রেতারা এই নম্বর ছাড়া ইনভয়েসের টাকা দেন না, তাই অর্ডার থেকে বিল পর্যন্ত এটা চালিয়ে যান।
- ডেলিভারির তারিখ: যে তারিখের কথা দিচ্ছেন। আসল তারিখ লিখুন, "শিগগির" নয়।
- কাস্টমারের ডিটেলস: নাম, বিলিংয়ের ঠিকানা, রাজ্য আর GSTIN। ডেলিভারির ঠিকানা আলাদা হলে নোটে লিখুন।
- আইটেম: বিবরণ, HSN বা SAC কোড, পরিমাণ আর ইউনিট, রেট, ডিসকাউন্ট আর দাম। কাস্টমার অর্ডারে যে নাম আর সাইজ লিখেছেন, হুবহু সেগুলোই লিখুন।
- GST: প্রতিটি লাইনে রেট, আর মোটে CGST + SGST বা IGST, যাতে কাস্টমার দেখেন পুরো কত টাকার বিল হবে।
- মোট টাকা আর কথায় টাকার অঙ্ক।
- শর্ত: পেমেন্ট (অ্যাডভান্স, ক্রেডিটের দিন), ফ্রেট আর প্যাকিং, ইনস্যুরেন্স কে দেবেন, কয়েক ভাগে ডেলিভারি চলবে কি না, আর বাতিল।
- সই আপনার বা আপনার অনুমতি পাওয়া কারও।
একটা নমুনা: এক রিটেলারের অর্ডার
লুধিয়ানার এক গার্মেন্ট মেকার জয়পুরের একটা দোকান থেকে অর্ডার পেলেন, PO নম্বর RJ/PO/2211।
| আইটেম | HSN | পরিমাণ | রেট | দাম | GST |
|---|---|---|---|---|---|
| ছেলেদের কটন শার্ট, ফুল হাতা, M/L/XL | 6205 | 300 Pcs | ₹420 | ₹1,26,000 | 5% |
| উলের সোয়েটার, গোল গলা | 6110 | 120 Pcs | ₹950 | ₹1,14,000 | 5% |
দাম ₹2,40,000। কাস্টমার অন্য রাজ্যে, তাই IGST 5% = ₹12,000। মোট ₹2,52,000। ডেলিভারি 25 Nov 2026-এর মধ্যে। শর্ত: "ফ্রেট ক্রেতার। ইনভয়েসের 30 দিনের মধ্যে পেমেন্ট। কয়েক ভাগে ডেলিভারি চলবে। কাটিং শুরুর আগে পর্যন্তই বাতিল করা যাবে।"
গার্মেন্টের GST রেট প্রতি পিসের বিক্রির দামের উপর নির্ভর করে, আর রেট বদলাতে পারে। উপরের অঙ্কগুলো উদাহরণ মাত্র: নিজের মালের রেট দেখে নিন।
ছোট কিন্তু জরুরি কথা
- যেদিন অর্ডার নেবেন সেদিনই সেলস অর্ডার পাঠান। সাইজ বা রঙের ভুল এখন শুধরানো সস্তা, প্রোডাকশনের পরে অনেক দামি।
- কাস্টমার অর্ডার বদলালে সেটা এডিট করুন, সেভ করে আবার শেয়ার করুন, আর নোটে লিখুন কী বদলাল।
- তারিখ রাখতে না পারলে কাস্টমারকে জানান আর তারিখ পেরোনোর আগেই "ডেলিভারির তারিখ" বদলে দিন।
ক্রেতার পারচেজ অর্ডার আর আপনার ইনভয়েসের সঙ্গে সেলস অর্ডার কীভাবে মেলে, তা জানতে পড়ুন সেলস অর্ডার না পারচেজ অর্ডার।