सेल्स ऑर्डर › सेल्स ऑर्डर वा पर्चेज ऑर्डर

सेल्स ऑर्डर वा पर्चेज ऑर्डर: कः किं प्रेषयति

एकः एव सौदः अनेकानि कागदानि जनयति। क्रेता पर्चेज ऑर्डर लिखति, विक्रेता सेल्स ऑर्डर-द्वारा तत् पुष्टीकरोति, वस्तूनि चालान-सह गच्छन्ति, इनवॉइस च अन्ते आगच्छति। किं किम् इति ज्ञानेन भवतः क्रेतुः च अभिलेखाः समानाः तिष्ठन्ति।

एकदृष्ट्या भेदः

	पर्चेज ऑर्डर	सेल्स ऑर्डर	टैक्स इनवॉइस
कः ददाति	क्रेता	विक्रेता	विक्रेता
किं वदति	"कृपया इदं सप्लाई करोतु"	"वयं स्वीकुर्मः, इदं सप्लाई करिष्यामः"	"वयम् इदं सप्लाई कृतवन्तः; इदं देयम्"
अनेन GST देयः?	न	न	आम्, विक्रेता रजिस्टर्ड चेत्
GSTR-1 मध्ये गच्छति?	न	न	आम्
अकाउंटिंग एंट्री	नास्ति	नास्ति	विक्रयः देय-राशिः च
नंबर सीरीज़	क्रेतुः (PO/…)	विक्रेतुः (SO/…)	विक्रेतुः इनवॉइस सीरीज़

पर्चेज ऑर्डर सेल्स ऑर्डर च व्यापार-अभिलेखौ, न तु GST डॉक्यूमेंट। GST सप्लाई-टैक्स इनवॉइस-इत्याभ्यां सम्बद्धः। तथापि उभौ मिलित्वा दर्शयतः यत् ऑर्डर दत्तं स्वीकृतं च, यत् मूल्य-मात्रा-दिनाङ्क-विवादे बहु साहाय्यं करोति।

ऑर्डर-तः बिलं यावत् क्रमः

1. पृच्छा कोटेशन च। क्रेता पृच्छति; भवान् कोटेशन मेकर-तः कोटेशन प्रेषयति।
2. पर्चेज ऑर्डर। क्रेता स्वकीयं PO प्रेषयति। (यदि भवान् एव क्रेता, तर्हि पर्चेज ऑर्डर मेकर भवतः PO रचयति।)
3. सेल्स ऑर्डर। तस्य PO नंबर-उल्लेखेन सेल्स ऑर्डर-द्वारा पुष्टीकरोतु। स्थितिः: ओपन।
4. डिस्पैच। वस्तूनि टैक्स इनवॉइस-सह गच्छन्ति, अथवा डिलीवरी चालान-सह यत्र इनवॉइस पश्चात् आगच्छति। कन्साइनमेंट-मूल्यं सीमायाः अधिकं चेत् ई-वे बिल आवश्यकम् (अधिकेषु स्थितिषु ₹50,000; कानिचन राज्यानि राज्यान्तर्गत-गमनाय स्वसीमां निश्चिन्वन्ति)।
5. इनवॉइस। सेल्स ऑर्डर-उपरि इनवॉइस रचयतु नुदतु। स्थितिः: इनवॉइस निर्मितम्।

क्रेता PO प्रेषितवान् चेत् अपि सेल्स ऑर्डर आवश्यकम्?

कानूनेन न, किन्तु एतासु स्थितिषु उत्तमः अभ्यासः:

• तस्य PO-तः किमपि परिवर्तयति: मूल्यं, मात्रा, दिनाङ्कः, विकल्प-आइटम;
• ऑर्डर बृहत् ऑर्डरानुसारं निर्मितं वा, अतः सामग्री-क्रयात् पूर्वं तस्य लिखिता सहमतिः इच्छति;
• ऑर्डर सप्ताहेषु भागशः डिलीवर भविष्यति;
• ऑर्डर फ़ोन-द्वारा WhatsApp-द्वारा वा आगतं, PO सर्वथा नास्ति।

गणितम् उदाहरणम्

चण्डीगढस्य एकः विद्यालयः 60 डेस्क-कृते ₹3,800 दरेण PO SCH/26/118 प्रेषयति। भवान् याचित-दिनाङ्के केवलं 40, शेषं च द्वाभ्यां सप्ताहाभ्यां पश्चात् सप्लाई कर्तुं शक्नोति। भवतः सेल्स ऑर्डर SO/26-27/021 मध्ये 60 डेस्क, मूल्यम् ₹2,28,000, CGST 9% ₹20,520 + SGST 9% ₹20,520, कुलराशिः ₹2,69,040, नोट-मध्ये च: "40 desks by 20 Nov 2026, 20 desks by 4 Dec 2026, as discussed."। विद्यालयः WhatsApp-उपरि "OK" इति उत्तरति, उभयोः पक्षयोः पार्श्वे इदानीं समाना योजना। शेषं आंशिक-डिलीवरी व्याख्याति।

नंबराणि सम्बद्धानि रक्षतु

प्रत्येकं पश्चात्तनं कागदं पूर्वतनं निर्दिशेत्। सेल्स ऑर्डर क्रेतुः PO नंबर उल्लिखति; चालान इनवॉइस च सेल्स ऑर्डर PO च उल्लिखतः। यदा क्रेतुः अकाउंट्स-टीम भवतः बिलं जाँचयति, तदा प्रथमं तत् स्वस्य PO-सह मेलयति। यदि PO नंबर नास्ति अशुद्धं वा, तर्हि प्रायः यावत् कोऽपि तत् न शोधयति तावत् पेमेंट प्रतीक्षते।