સેલ્સ ઓર્ડર › સેલ્સ ઓર્ડર કે પરચેઝ ઓર્ડર
સેલ્સ ઓર્ડર કે પરચેઝ ઓર્ડર: કોણ કયો મોકલે
એક જ સોદામાં અનેક કાગળ બને છે. ખરીદનાર પરચેઝ ઓર્ડર લખે છે, વેચનાર સેલ્સ ઓર્ડરથી તેને પાકો કરે છે, માલ ચલણ સાથે જાય છે, અને ઇન્વૉઇસ છેલ્લે આવે છે. કયો કાગળ કયો છે તે ખબર હોય તો તમારા અને ખરીદનારના રેકોર્ડ મેળમાં રહે છે.
એક નજરમાં ફરક
| પરચેઝ ઓર્ડર | સેલ્સ ઓર્ડર | ટેક્સ ઇન્વૉઇસ | |
|---|---|---|---|
| કોણ આપે | ખરીદનાર | વેચનાર | વેચનાર |
| તે શું કહે છે | "આ માલ મોકલો" | "અમે સ્વીકારીએ છીએ અને આ માલ મોકલીશું" | "અમે આ સપ્લાય કર્યું; આટલા લેવાના છે" |
| તેના કારણે GST ભરવો પડે? | ના | ના | હા, વેચનાર રજિસ્ટર્ડ હોય તો |
| GSTR-1 માં જાય? | ના | ના | હા |
| હિસાબની એન્ટ્રી | કોઈ નહીં | કોઈ નહીં | વેચાણ અને લેવાની રકમ |
| નંબર સિરીઝ | ખરીદનારની (PO/…) | વેચનારની (SO/…) | વેચનારની ઇન્વૉઇસ સિરીઝ |
પરચેઝ ઓર્ડર અને સેલ્સ ઓર્ડર બિઝનેસના રેકોર્ડ છે, GST ડોક્યુમેન્ટ નથી. GST સપ્લાય અને ટેક્સ ઇન્વૉઇસ સાથે જોડાયેલો છે. છતાં, બંને સાથે મળીને બતાવે છે કે ઓર્ડર અપાયો અને સ્વીકારાયો, જે ભાવ, જથ્થા કે તારીખના વિવાદમાં બહુ કામ આવે છે.
ઓર્ડરથી બિલ સુધીનો ક્રમ
- ઇન્ક્વાયરી અને ક્વોટેશન. ખરીદનાર પૂછે છે; તમે ક્વોટેશન મેકર થી ક્વોટેશન મોકલો છો.
- પરચેઝ ઓર્ડર. ખરીદનાર પોતાનો PO મોકલે છે. (તમે ખરીદનાર હો તો પરચેઝ ઓર્ડર મેકર તમારો બનાવે છે.)
- સેલ્સ ઓર્ડર. તમે તેમના PO નંબર સાથે સેલ્સ ઓર્ડરથી પાકો કરો છો. સ્ટેટસ: ચાલુ.
- ડિસ્પેચ. માલ ટેક્સ ઇન્વૉઇસ સાથે નીકળે છે, અથવા જ્યાં ઇન્વૉઇસ પછી બને ત્યાં ડિલિવરી ચલણ સાથે. કન્સાઇનમેન્ટની કિંમત મર્યાદાથી વધુ હોય ત્યારે ઈ-વે બિલ જોઈએ (મોટા ભાગે ₹50,000; અમુક રાજ્યો રાજ્યની અંદરની હેરફેર માટે પોતાની મર્યાદા રાખે છે).
- ઇન્વૉઇસ. સેલ્સ ઓર્ડર પર ઇન્વોઇસ બનાવો દબાવો. સ્ટેટસ: ઇન્વોઇસ બની ગયું.
ખરીદનારે PO મોકલ્યો હોય તો સેલ્સ ઓર્ડર જોઈએ?
કાયદા મુજબ નહીં, પણ આ કિસ્સામાં સારી પ્રથા છે:
- તમે તેમના PO માંથી કંઈ પણ બદલો: ભાવ, જથ્થો, તારીખ, બદલામાં બીજી આઇટમ;
- ઓર્ડર મોટો કે ઓર્ડર પ્રમાણે બનાવવાનો હોય, એટલે માલ ખરીદતાં પહેલાં તેમની લેખિત સંમતિ જોઈએ;
- ઓર્ડર અઠવાડિયાં સુધી ભાગમાં ડિલિવર થવાનો હોય;
- ઓર્ડર ફોન કે WhatsApp પર આવ્યો હોય અને PO જ ન હોય.
ગણતરી સાથે ઉદાહરણ
ચંડીગઢની એક સ્કૂલ ₹3,800 ના ભાવે 60 ડેસ્ક માટે PO SCH/26/118 મોકલે છે. તમે માંગેલી તારીખ સુધીમાં ફક્ત 40 આપી શકો છો અને બાકીના બે અઠવાડિયાં પછી. તમારા સેલ્સ ઓર્ડર SO/26-27/021 માં 60 ડેસ્ક, કિંમત ₹2,28,000, CGST 9% ₹20,520 + SGST 9% ₹20,520, કુલ ₹2,69,040, અને નોંધમાં: "વાત થયા મુજબ 20 Nov 2026 સુધીમાં 40 ડેસ્ક, 4 Dec 2026 સુધીમાં 20 ડેસ્ક." સ્કૂલ WhatsApp પર "OK" જવાબ આપે છે, અને હવે બંને પક્ષ પાસે એક જ યોજના છે. બાકીનું ભાગમાં ડિલિવરી માં સમજાવ્યું છે.
નંબર જોડેલા રાખો
પછીનો દરેક કાગળ તેના પહેલાના કાગળનો ઉલ્લેખ કરે. સેલ્સ ઓર્ડરમાં ખરીદનારનો PO નંબર; ચલણ અને ઇન્વૉઇસમાં સેલ્સ ઓર્ડર અને PO. ખરીદનારની એકાઉન્ટ્સ ટીમ તમારું બિલ ચકાસે ત્યારે પહેલાં તેને પોતાના PO સાથે મેળવે છે. PO નંબર ખૂટે કે ખોટો હોય તો કોઈ સુધારે ત્યાં સુધી પેમેન્ટ ઘણી વાર અટકે છે.